Confinement : Travailler à la maison (Partie 1)

Nous ne sommes plus au début du confinement et beaucoup ont déjà pris leurs repères pour travailler depuis chez eux, cependant, si vous ne connaissez pas les outils qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité et votre travail à la maison, je suis là pour ça 😊

Bien sûr, je vais parler d’outils gratuits (ou bien, surtout existants en versions gratuites), et qui pourront vous aider grandement dans votre travail.

Je ne vais pas parler de tous les outils d’un seul coup, mais ce sera en plusieurs parties, progressivement, du coup aujourd’hui, c’est la première partie 😉

I – J’ai d’abord besoin de m’organiser !

Qu’à cela ne tienne, nous allons commencer par ça !

Il y a plein d’outils qui existent pour vous aider à vous organiser, cependant, je vais vous en présenter deux :

1 – Trello

Your entire project, in a single glance

Le classique des classiques, souvent cité comme le MUST TO HAVE. L’outil est accessible via votre navigateur Web, applications pour ordinateurs (Windows, GNU/Linux et MacOS) et mobile (Android et iOS), et se présente sous forme d’une plateforme où vous pouvez créer des tableaux, basé sur le modèle Kanban (je vous mets le lien Wikipedia ici si vous ne connaissez pas 😉 ).

Vous pouvez dédier chaque tableau à l’une de vos activités, ou l’un de vos projets, à l’intérieur des tableaux, vous pouvez créer des listes, dans chaque liste, des cartes.

L’utilisation est très intuitive, vous pouvez y inviter des gens (des collègues, des collaborateurs …) à chaque tableau, afin de pouvoir travailler ensemble.

Tableau sur Trello

Chaque carte ou étiquette peut correspondre à une tâche.
Chaque liste peut correspondre à un état d’avancement. Vous pouvez ainsi renseigner chaque étiquette avec des détails :

  • Titre de la tâche
  • Dead line
  • Description
  • Listes à cocher
  • Ajouter des documents
  • Assigner la tâche à un ou plusieurs membres de l’équipe
  • Assigner des couleurs (à votre guise, par exemple une couleur par département concerné, ou par degré d’importance, etc. …)

Par la suite, d’un simple glissé/déposé, vous pouvez déplacer les étiquettes/cartes d’une liste à une autre. Pour vous donner un exemple, vous pouvez créer des listes par degré d’avancement, ce serait donc :

  • Une liste « Tâches à faire« 
  • Une liste « Tâches en cours« 
  • Une liste « Tâches terminées« 
  • Une liste « Tâches annulées / standby« 

Vous permettant ainsi, à vous et/ou à votre équipe, de voir, d’un seul coup d’œil, la progression du travail.

Ici je ne parle que des fonctionnalités de base, sur la version gratuite, car bien évidemment, Trello vous permet d’y ajouter des plugins et donc de rajouter des fonctionnalités, comme :

  • Avoir un calendrier listant les tâches
  • Connecter Trello à d’autres plateformes (Slack, Google Drive …)
  • Avoir un diagramme de Gantt
  • Le connecter à IFTTT pour automatiser des publications sur les réseaux sociaux

Cependant, la majorité des plugins sont accessibles avec une version payante de Trello

Vous voulez avoir Trello ? OK, je vous dis comment faire !

a – Télécharger Trello :

Web : il suffit d’aller sur trello.com, de créer un compte, il est directement fonctionnel, comme tous les SAAS.

Pour Windows, Mac, iOS et Android, il suffit de se rendre sur leur page de téléchargement en cliquant sur ce bouton :

B – Pour Linux

Vous n’êtes pas utilisateur Linux, vous pouvez sauter plus bas 😉

Vous êtes un poto ? Super 😀 Je sais que pour nous le process est un peu chiant, mais on sait y faire, n’est-ce pas ?

Bien évidemment, la version Web est amplement suffisante, mais si vous voulez avoir une application bureau, voilà ce qu’il faut faire :

1 – Aller sur cette page Github et télécharger l’archive .zip pour Linux
2 – Décompresser l’archive
3 – Créer un raccourcis :

Sur un terminal :

$ cd .local/share/
$ nautilus applications

Créer un nouveau lanceur et collez-y ce qui suit :

[Desktop Entry]
Name=Trello
Exec=(Le chemin du dossier vers l'application Trello, le dossier décompressé)
Terminal=false
Type=Application
Icon=chemin vers/Trello/resources/app/static/Icon.png

Et voilà, le tour est joué 😉

2 – Ora

2 – Ora

Get your work done. Together!

Ora est une application basée sur le modèle Kanban tout comme Trello, cependant, dans sa version gratuite, il présente bien des avantages.

Tout comme Trello, vous pouvez créer des Tableaux (appelés Projets), en vous donnant la possibilité de lancer un projet vide, ou bien basé sur un modèle, avec la possibilité d’importer le contenu de démonstration.

Tout comme Trello aussi, comme tout modèle Kanban, vous avez des listes, dans chaque liste, vous pouvez ajouter des tâches, que vous pouvez déplacer d’une liste à une autre d’un simple glissé déposé.

Vous pouvez aussi y travailler en équipe, assigner les tâches, etc. …

Projet sur Ora

Cependant, dans sa version gratuite, Ora présente bien des avantages, c’est bien pour cela que j’en parle ici !

Ora vous permet d’avoir certaines fonctionnalités très utiles, et ce dans sa version gratuite, vous voulez les connaitre ? Les voici :

a – Un calendrier

Vous voulez avoir une vision de toutes vos tâches sur un calendrier, et faire un suivi journalier de votre travail ? Ora vous permet de le faire d’un seul clique !

Le calendrier est complètement configurable via des filtres, vous permettant ainsi de voir les tâches :

  • Par membres (un ou plusieurs, voir tous)
  • Par équipes (une ou plusieurs, voir toutes)
  • Par projets (un ou plusieurs, voir tous)
  • Par état (tâches ouvertes, renouvelées, fermées, gelées)
  • De voir les tâches d’aujourd’hui, des 7 prochains jours, ou pour l’ensemble des jours
  • De voir le plan des tâches hebdomadaires

Vous pouvez également déplacer les tâches d’un jour à l’autre via un glissé/déposé.

Calendrier sur Ora

b – Un diagramme des tâches

Ora vous donne aussi la possibilité d’avoir un suivi de vos projets via Diagramme de Gantt.

Vous avez ainsi une vision globale de toutes les tâches dans le temps, avec un code couleur agréable, tout en vous permettant de le visualiser avec les tâches par membre(s), projet(s), équipe(s), état(s) …

Vous pouvez également y créer des tâches, définir ou redéfinir leurs durées d’un cliqué/glissé, les déplacer sur la timeline, y assigner les membres et les équipes, etc. …

3 – Rapports

Il y a également une section reporting sur Ora, donnant une panoplie d’informations sur vos projets, vos tâches, vos membres, extrêmement faciles à lires.

Rapports sur Ora

Vous pouvez ainsi suivre l’activité des tâches et des projets par :

  • Le temps passé à exécuter les tâches
  • Le temps mis par chaque membre durant son travail
  • Le nombre de tâches total, par état et par membre
  • Le temps de travail passé par tâche et par membre, par jour …
Télécharger Ora :

Vous pouvez utiliser Ora sur :

  • Votre navigateur Web
  • Sur Desktop
  • Sur mobile

Il suffit de se rendre sur le site de l’application en cliquant sur ce le bouton en bas 😉

Et pour les utilisateurs Linux, il est disponible via Snap, vous le trouverez sur la page de téléchargement (le bouton en haut 😉 )

So ?

Nous avons terminé la première partie, choisissez le premier outil pour vous organiser, Trello ou Ora.

Je vous présente ici vite fait une 3e solution bonus, toujours basée sur le modèle Kanban, et entièrement OpenSource (distribué sous licence MIT), très ressemblante à Trello, c’est Wekan ! Parce que Yes Wekan ^_^

Disponible pour un grand nombre de plateformes (Web, Windows, Linux, Mac, Unix, ARM …) mais malheureusement, pas pour Mobile

Si vous avez aimé l’article, n’hésitez pas à le dire en commentaires, à le partager avec vos amis, vos collègues, etc. … Je reviens très vite vers vous avec la seconde partie qui va parler de comment communiquer efficacement avec votre équipe.

D’ici là restez chez vous, travaillez bien, et prenez bien soin de vous !

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